Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Schmalkalden nach § 6 Abs. 1 Thüringer E-Government-Gesetz – ThürEGovG iVm § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG)
Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Stadtverwaltung Schmalkalden via Internet oder E-Mail ist nur unter Berücksichtigung der nachfolgenden Regelungen zulässig:
1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die in der Internetpräsentation der Stadtverwaltung Schmalkalden unter https://www.schmalkalden.de publizierte E-Mail-Adresse. Des Weiteren bietet das Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL) die Möglichkeit, mit der Stadtverwaltung auf digitalem Wege zu kommunizieren sowie Dokumente im Rahmen von Verwaltungsverfahren mit den zuständigen Stellen auszutauschen.
2. Die Verwaltung akzeptiert im Rahmen der elektronischen Kommunikation ausschließlich Dokumente, die in folgenden Dateiformaten vorliegen:
- PDF Dokumente
- Bildformate (JPEG / BMP / PNG / GIF / TIFF)
Die Verwendung weiterer Formate ist nur in Absprache mit der Empfangsstelle zulässig. In sämtlichen zulässigen Formaten ist die Verwendung automatisierter Abläufe oder Programmierungen (sogenannter Makros) untersagt.
3. Die unter Punkt 2 genannten Dateiformate können mittels Komprimierungsprogrammen derart komprimiert (gepackt) werden, dass sich der Dateiumfang verringert. Die Stadtverwaltung akzeptiert komprimierte Dateien ausschließlich in Form von nicht selbstextrahierenden ZIP-Archiven mit der Endung *.zip.
4. Die Gesamtgröße einer E-Mail inkl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 10 Megabyte (MB) beschränkt.
5. Es wird dringend davon abgeraten, personenbezogene oder sensible Daten unverschlüsselt per E-Mail zu übermitteln. Sofern Sie gängige Verschlüsselungsverfahren für E-Mails unterstützen (SMIME, PGP), bitten wir Sie, sich kurzfristig mit uns in Verbindung zu setzen, um einen Schlüsselaustausch zu initiieren.
6. Sofern die Kommunikation über einen E-Mail-Provider erfolgt, finden folglich auch die Datenschutzbestimmungen und Geschäftsbedingungen des Providers Anwendung.
7. Mit der Nutzung unserer Zugangseröffnung erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren identifiziert wurden, werden ohne weitere Bearbeitung gelöscht. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation. Sofern beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm erfolgt, wird eine telefonische Rückfrage zum Eingang der E-Mail empfohlen. Es sei darauf hingewiesen, dass die Übermittlung per E-Mail/Internet als unsicher einzustufen ist, da Daten von Unbefugten zur Kenntnis genommen und auch verfälscht werden können. Schutzwürdige Daten sollten daher auf dem Postweg in physischer Form übermittelt werden. E-Mails, die in HTML-Format versendet werden und Skripte enthalten, werden ebenfalls abgewiesen, da auf diese Weise verschiedene Aktionen unbemerkt auf den Rechnern der Empfänger ausgeführt werden können.
8. Die Eröffnung einer elektronischen Kommunikation seitens der Stadtverwaltung impliziert, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, sofern nicht andere Vorschriften dem entgegenstehen (vgl. § 9 Abs. 1 ThürEGovG).
9. Sofern eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
10. Bis auf Weiteres ist bei Schriftstücken, die gemäß geltendem Recht in Schriftform vorliegen müssen, keine elektronische Übermittlung zulässig. Diese Regelung findet ebenfalls Anwendung auf fristgebundene Anträge und Erklärungen.
11. Derzeit ist die Entgegennahme von Dokumenten mit elektronischer Signatur nicht möglich.
12. Die Entgegennahme von E-Mails oder Dateianhängen (Attachments), welche verschlüsselt oder mit einem Kennwort geschützt sind, ist nicht möglich. Es wird darum gebeten, der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten zukommen zu lassen, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt bzw. heruntergeladen werden muss. Diese Form der Nachrichten wird von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen.
Die vorliegenden Bestimmungen finden ausschließlich auf die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Schmalkalden Anwendung. Verweise auf Angebote Dritter, wie beispielsweise anderer Behörden und Ämter, sind hiervon ausgenommen. Im Übrigen sei auf die weiteren Regelungen des § 3a Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG) zur elektronischen Kommunikation verwiesen.
